5 مرحله برای سیستم سازی کسب و کار کوچک خود

وقتی برای اولین بار کسب و کار خود را راه اندازی می کنید، دغدغه اصلی شما به فهمیدن نحوه انجام کارها و اتمام آن‌ها ختم می‌شود. اما با رشد کسب و کارتان، هنگامی که در انجام کارها واردتر می‌شوید به طور طبیعی سیستم سازی کسب و کار کوچک خودتان را انجام می‌دهید.

این سیستم سازی طبیعی به آن علت است که شما کم کم متوجه می‌شوید وقتی همه‌ی اعضای تیم نحوه صحیح انجام کارها را بدانند و یک روال برای هر کار تعریف شده باشد، کارها ساده تر پیش می‌رود و وقت و هزینه کمتری صرف می‌شود. از آن گذشته، فرصت بیشتری برای تمرکز بر رشد و پیشرفت کسب و کار به دست می‌آورید.

اینکه شما روش خودتان را برای سیستم سازی کسب و کار کوچکتان داشته باشید بسیار خوب است، اما در اکثر موارد، کسب و کارها سیستمی با قابلیت ارتقا و پیشرفت برای کسب و کارشان تعریف نمی‌کنند. در اینجا چند نکته درباره چگونگی سیستم سازی به روش صحیح و مواردی را که باید سیستم سازی کسب و کار کوچکتان رعایت کنید خواهیم گفت.

سیستم سازی یعنی چه؟

سیستم سازی همان مجموع فعالیت‌هایی است که باعث خودکار سازی، رشد یک کسب‌و‌کار، افزایش کارایی و ارائه خدمات بهتر به مشتریان و کارمندان می‌شود. که با هدف تحقق اهداف سازمان انجام می‌شود. در سیستم سازی، الگویی برای انجام کارها ایجاد می‌شود که به خودکار شدن فرآیندها کمک می‌کند.

سیستم سازی به عمل سیستماتیک ساختن چیزی اشاره دارد. به این معنی که تمام قسمت‌های آن به روشی خاصی مرتب و سازماندهی شده اند. و در نتیجه، مردم تمایل دارند با آن به روشی استانداردتر ارتباط برقرار کنند.  

روش سیستم سازی شده‌ی خوردن اسمارتیز

به عنوان مثال، فرض کنید یک مشت اسمارتیز از یک کاسه بیرون می‌آورید. اگر مثل اکثر مردم باشید، اسمارتیزها را بر اساس رنگشان به دسته‌های کوچک تقسیم می کنید و سپس اول قرمزها و بعد آبی ها را می‌خورید. یا ممکن است بیخیال دسته بندی‌ شوید و اول همه قرمزها و بعد آبی‌ها را بخورید. در هر صورت، این یک روش سیستم سازی شده برای خوردن اسمارتیز است. 

اگرچه انجام سیستم‌ سازی برای همه‌ی امور روزمره ضروری نیست، اما هیچ بهانه‌ای برای سیستم سازی نکردن وجود ندارد. چرا که با سیستم سازی، همه افراد شاخص‌های یکسانی برای انجام کار دارند و بهره‌وری و اعتماد به نفس افراد بیشتر می‌شود.

بعلاوه، نحوه انجام کار قابل کنترل‌تر می شود. چرا که همه می‌دانند قرار است چه کاری انجام دهند و جایی برای آزمایش و خطا نمی‌ماند.

برای اینکه متوجه شوید سیستم سازی چندان هم کار سختی نیست، به آن مانند ساخت یک اسباب بازی با لگو، از روی دفترچه راهنما نگاه کنید.

حالا تصور کنید که فقط با نگاه کردن به تصویر آن اسباب بازی روی جعبه، سعی در ساخت آن دارید؛ کاری که قبلاً هرگز انجام نداده اید و آنقدر پیچیده است که باعث اتلاف وقت و انرژی زیادی می‌شود. کارمندان شما هم بدون سیستم سازی کسب‌و کارتان به این مشکل دچار می‌شوند.

سیستم سازی در مقابل سیستمی کردن: تفاوت چیست؟

سیستمی کردن به معنای ساختن یک سیستم با یک سری چیزها است. به عنوان مثال، جمع آوری تمام داده های مشتری و استفاده از آن برای ساختن صفحه سوالات متداول مشتری سیستمی کردن است.

در حالی که، سیستم سازی به معنای ساختن یک سیستم ثابت از چیزی‌ست که در حال حاضر وجود دارد.

اما در آخر، این دو کلمه اساسا معنی یکسانی می‌دهند و می توانند به جای یکدیگر استفاده شوند. 

در هر صورت، شما با سیستم سازی روندهایی برای تیم خود می‌سازید تا آنها فقط این روندها را دنبال و پیشرفت کنند. به این ترتیب، آنچه شما انجام می دهید بارها و بارها به همان روش انجام می شود، حتی اگر در محل کار حضور نداشته باشید.

3 دلیل برای سیستم سازی کسب و کار کوچکتان

برای یک کسب و کار در حال رشد، سیستم سازی بسیار بسیار مهم است.

اگر می خواهید خودتان را از انجام همه کارهای سخت رها کنید (واقعا چرا این‌ کارو نکنید؟)، بدون استثنا باید سیستم سازی را شروع کنید. 

1. سیستم سازی کسب و کار کوچکتان را سازمان یافته می‌کند

حتما تجربه شلوغی کسب و کارتان را داشته اید، همان وقتی که همه چیز به هم ریخته است و سخت در حال تلاشید تا اوضاع را به دست بگیرید.

با سیستم سازی در واقع شما و تیمتان یک سیستم عملی و استاندارد دارید که دیگر هیچگاه دیوانه وار به دنبال نحوه صحیح انجام کارهایتان نخواهید بود.

بنابراین می‌توانید با سردردهایی که از بهم ریختگی کسب و کارتان نشات گرفته است خداحافظی کنید. چرا که همه کارها را به یک شکل و طبق یک سیستم انجام می‌دهند و حتی اگر ندانند چه کاری را چگونه انجام دهند، می‌دانند که در کجا باید به دنبال یادگیری آن، بدون اتلاف وقت باشند. و این به معنی اشتباهات کمتر و انجام کارهای بیشتر است.

2. با سیستم سازی راحت‌تر تفویض اختیار می‌کنید

به زبان ساده، اگر خودتان را در انجام تمام کارها گیر بیندازید، نمی توانید به رشد کسب و کارتان فکر کنید و پیشرفت کنید. در بسیاری از اوقات، مدیران با واگذار کردن کارها به دیگران راحت نیستند، بنابراین تا جای ممکن سعی می‌کنند همه‌ی کارها را خودشان به تنهایی انجام می‌دهند

اگرچه این کار ممکن است در کوتاه مدت نگرانی کمتری برای شما داشته باشد، اما در بلند مدت هزینه زیادی برایتان خواهد داشت. چرا که زمانتان را در کاری که واقعا ارزشمند است، سرمایه گذاری نمی‌کنید. شما به همان میزان که حقوقتان اجازه می‌دهد را صرف کارتان می‌کنید و اولویت های مهم تر (همان هایی که برایتان پول‌ساز است) را کنار می‌گذارید.

بنابراین، با ساختن یک سیستمی قوی، هرکس می‌تواند هر نقشی را که می‌خواهد در شرکت بازی کند (برای مثال، مدیر فروش می‌تواند بازاریابی کند)، از جمله خود شما (مگر این همان چیزی نیست که می‌خواهید؟).

اما به این معنی نیست که هرکسی باید آموزش ببیند که چگونه کار شما و دیگران را انجام دهد. بلکه درصورت نیاز، همیشه آموزش هایی برای کسی که بخواهد پیشرفتی داشته باشد و یا جای همکاری را پر کند وجود دارد.

به این ترتیب، می‌توانید بدون اینکه خودتان کار را انجام دهید و یا نگران انجام شدنش باشید، با اطمینان تفویض اختیار کنید. حتی اگر شخصی که کار را به او محول کرده‌اید دفعه اولش باشد. چرا که تک تک اعضای تیم شما سیستم را بلدند و می‌دانند کجا باید به دنبال آموزش چگونگی انجام کارها بگردند.

3. سیستم سازی کسب و کار کوچکتان را رشد می‌دهد

اسکات فریتز، کارآفرین و نویسنده کتاب 40 ساعت کار در سال می‌گوید:

موفقیت و رشد یک شرکت در گرو این است که بنیانگذارش از سر راه کسب و کار کنار برود. این موضوع به سیستم سازی مشهور است.

دلیل این امر آن است که هرچه مدیر کمتر درگیر کارهای روزمره و فرایندهای تصمیم گیری باشد، تیم به جای اتکا بر مدیر، بیشتر بر سیستم های مستقر شده تکیه می‌کند. و در نتیجه، تولید و سودآوری شرکت بیشتر خواهد داشت. 

به عنوان مثال، در سال 1913، هنری فورد اولین خط مونتاژ متحرک را در هایلند پارک واقع در ایالت میشیگان راه اندازی کرد. به هر نفر در امتداد خط یک کار اختصاص داده شد (مانند قرار دادن یک قطعه موتور)، که این کار را به طور انحصاری و مکرر در کل طول شیفت انجام داده می‌شد.

با این نوآوری، اتومبیلی که زمانی مونتاژ آن 12 ساعت طول می کشید اکنون فقط یک ساعت و نیم به طول می‌انجامید. هنری توانست خودروی فورد مدل T را به صورت انبوه تولید کند و سود او سر به فلک کشید. صرفاً به این دلیل که او روش ساخت خودرو را سیستم سازی کرده بود.

شش سیستم که هر کسب و کار لازم دارد

نمی‌دانید که از کدام بخش باید سیستم سازی کسب و کار کوچکتان را شروع کنید؟ در اینجا 6 سیستمی که هر کسب و کاری (شامل کسب و کار شما) نیاز دارد آورده شده است:

1. ارتباطات داخلی. جلسات، ایمیل‌ها، تماس‌های آنلاین و حتی صحبت‌های رو در رو. به این شکل درباره فرصت‌ها، تصمیمات و بازنگری پیشرفت‌های سابق صحبت می‌کنید.
2. ارتباطات با مشتری. که به عنوان مهم ترین وجهه کسب و کار شما شناخته می‌شود. به طور کلی، شما چگونه مشتریانتان را به طرفداران دیوانه وار محصول یا خدمات خود تبدیل می‌کنید؟
3. آشنا سازی و آموزش. طریقه‌ای که شما به طور مداوم اطمینان حاصل می‌کنید که هر کارمند جدیدی کاملا شیرفهم نحوه کار شده باشد و بتواند سریعا پیشرفت کند و همین گونه باقی بماند.
4. مدیریت پروژه. کسب و کار شما در همه حال کلی کار برای انجام دارد، شما چگونه این کارهای ریز و درشت را بدون اینکه چیزی از قلم بیافتد مدیریت می‌کنید؟
5. امور مالی و حسابداری. همان چگونگی مدیریت پول شرکت. هر چیزی از نقدینگی تا قبض ها و مالیات ها و حقوق و بودجه هر بخش.
6. روند ها و فرآیندها. به معنی ورژن شخصی خودتان از خط تولید فورد. به شکلی که، کارایی همیشه بالا است و درصد خطا پایین.

پنج مرحله برای سیستم سازی کسب و کار کوچکتان

شرکت ها سیستم سازی را برای خود بیش از حد پیچیده می‌‌کنند. اما در اینجا، روند 5 مرحله‌ای اثبات شده برای سیستم سازی کسب و کارکوچک شما آورده شده است.

🔥 نکته: سیستم خود را در هنگام ایجاد، به مرور زمان مستند کنید تا بتوانید آنها را به راحتی به تیم خود تحویل دهید.

1. یک جدول بازی بسازید

همیشه با یک لیست شروع کنید. یکی از حوزه های کسب و کار خود را که فکر می‌کنید جای رشد دارد و می‌تواند موثر تر کار کند انتخاب کنید. سپس، تمام مسائلی که به آن مربوط می‌شود را بر روی کاغذ بیاورید. فرآیندها، سیاست ها، ساز و کارها و بهترین روش ها را بنویسید.

به عنوان مثال ، اگر ایمیل خود را سیستم سازی می کنید، انواع مختلفی از ایمیل هایی را که دریافت می‌کنید یادداشت کنید. برای مثال: ایمیل همکاران، توافق نامه‌ها، فاکتورها، هرزنامه ها و … 

سپس، مواردی را که نوشته اید با اولویت بندی مشخص کنید (با پاسخ به این سوال که: آیا این کار کسب و کار شما را ارتقا می‌دهد؟) سپس فوریت ها را مشخص کنید.  به این ترتیب، می توانید مستقیما ببینید که کدام قسمت‌ها برای سیستم سازی کسب و کارتان حیاتی تر است و کدام یک را نمی‌توان نادیده گرفت. 

اولویت بندی کارها به این صورت، راحت ترین روش برای مشخص کردن هرکار است.

در ابتدا باید توجه زیادی به کارهای با فوریت و ضرورت بالا بروید. سپس کارهایی که یا فوری اند و یا اولویت بالایی دارند. اما وقت خودتان را صرف کارهایی با اولویت و فوریت پایین نکنید که ارزش سرمایه گذاری وقت شما را ندارند.

2. هر بار یک قسمت را مستند کنید

مستند سازی چیست و چگونه انجام می‌شود؟

مستند سازی، بخش مهمی از مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) را تشکیل می‌دهد. اگر قصد بهبود یا تغییر فرآیندی را دارید، بهترین راه مستندسازی است. اما مستند سازی به چه معناست؟

مستند سازی یعنی ساختن یک راهنما مربوط به فرآیندهای کسب و کار برای همه‌ی کارمندان، در تمام سطوح سازمان. کارمندان به کمک این مستندات متوجه می‌شوند که یک فرآیند چگونه باید انجام شود چرا که تمامی فعالیت‌ها از مرحله احساس نیاز تا مرحله اجرا به ترتیبی که کاربر بتواند به راحتی از آن استفاده کند، ثبت شده است.

این کار شما مانند تمیز کردن یک کمد است. اول، همه چیز را بیرون می آورید تا بتوانید آن‌ها را ببینید، با آگاهی از اینکه، یک بهم ریختگی عظیم ایجاد می‌کند. سپس، وسایل را یکی یکی و با نظم در کنار هم جا می‌دهید.

در سیستم سازی هم به همین شکل، هرکجا را که بخواهید سیستم سازی کنید بر اساس اولویت بندی‌‌تان بیرون می‌آورید (در اینجا مستند می‌کنید)

با تمرکز بر بخش‌هایی با بالاترین اهمیت و اولویت، شروع به نوشتن یک رویه عملیاتی استاندارد کنید. در اینجا شما باید به سوالاتی نظیر، کی، چی، کجا، چه موقع، و چگونه با دقیق ترین جزئیات و اصول ممکن پاسخ بدهید.

نکته : اگر سخت در تلاشید تا چگونگی یک مرحله خاص را توضیح دهید، می‌توانید در عوض آن را با استفاده از هر دوربینی که در اختیار دارید نشان دهید، اسکرین شات، عکس یا فیلم بگیرید. 

زمانی که مستند سازی تمام شد، باید بتوانید با در اختیار قرار دادن اسناد به هر کدام از اعضای تیمتان که می‌خواهید، کار را بسپارید. و آن شخص، باید بتواند با استفاده از آنها، نتیجه مطلوبی (بدون کمک و آموزش شما) کسب کند.

نکته حرفه‌ای : مستند سازی سیستم شما یک پیشرفت بزرگ است. بنابراین به جای اینکه بخواهید همه کارها را یک باره انجام دهید، آن را به قدم های کوچک تقسیم کنید. روزانه 30 دقیقه وقت بگذارید تا یک روند را مستند کنید. این از طاقت‌فرسا شدن مراحل هم جلوگیری می‌کند. (و به شما کمک می کند به آن پایبند بمانید.)

هر فعالیتی که در کسب و کار شما انجام می‌شود باید دستورالعمل خاصی از پیش برای آن نوشته شده باشد. برای مثال، اگر مشتری بپرسد چرا قیمت شما زیاد است، تمام فروشندگان باید پاسخ یکسانی برای این سوال داشته باشند. پس تمام حالت‌های ممکن در مواجهه با مشتری را پیش بینی و برای آن دستورالعمل تعریف کنید.

نوشتن دستورالعمل را حتی در مورد کارهای خودتان به عنوان یک مدیر هم به کار بگیرید. برای مثال: استخدام، اخراج، پاسخ به مشتری، جلسات و غیره باید طبق یک فرآیند از پیش نوشته شده باشند. در این صورت، اگر برای مدتی کاری را انجام ندهید، جزئیات کار به فراموشی سپرده نمی‌شود. علاوه بر آنکه با نوشتن و ثبت فرآیندها، می‌توان مدام آن‌ها را بهبود داد و تغییرات لازم را ایجاد کرد.

با ثبت فرآیندها، کارها دیگر در ذهن مدیر و کارمند نیستند و در صورت غیبت یکی از افراد، همه چیز به هم نمی‌ریزد. با نوشتن دستورالعمل، پس از مدتی شما راهنمای مکتوب و ارزشمندی خواهید داشت که باعث می‌شود همه‌ی قسمت‌های کسب و کارتان به خوبی به گردش در بیاید.

3. تیم خود را درگیر کنید

مستند سازی کسب و کار شما از قبل کار زیادی می‌برد. اما لازم نیست همه کارها را به تنهایی انجام دهید. مانند هر جنبه دیگر از کسب و کار شما، سیستم سازی و مستند سازی مانند یک ورزش تیمی است که اگر می‌خواهید سریع و درست انجام شود، به بازیکنان برتر خود در نیمکت نیاز خواهید داشت. به این ترتیب، می توانید مستند سازی را با هم بر عهده بگیرید به جای اینکه تمام کارها فقط بر دوش خودتان بگذارید.

بعلاوه، آنچه را که مستند سازی می کنید (دانشی که کل شرکت شما برای حرکت به جلو استفاده می‌کند) از بهترین حرکت بازیکن برتر شما خواهد بود و نه صرفا خودتان. زیرا گاهی اوقات، زیرا همیشه، کاری را که خودتان انجام می‌دهید بهترین، عالی ترین، امن ترین و مطمئن ترین نیست.

شما باید همه‌ی اعضای تیمتان را وادار کنید که حوزه خودشان را مستند سازی کنند. از آن گذشته، چه کسی فرایندها را بهتر از شخصی که واقعاً آنها را انجام می دهد، می داند؟ (اگر بیش از یک نفر مسئول آن بخش بود، بهترین فرد را برای مدیریت انتخاب کنید)

به عنوان مثال، مدیر شبکه ‌های اجتماعی باید روش استفاده شرکت از اینستاگرام را مستند سازی کند. و اگر روش بهتری برای انجام این کار پیدا کردیم (که همیشه به دنبال آن هستیم)، این مسئولیت اوست که مستندات را آپدیت کند.

4- به تیم خود سیستم ها را آموزش دهید

شما برای سیستم سازی تجارت خود تلاش کرده اید. اکنون وقت آن است که تیم خود را هم با سیستم آشنا کنید. به این ترتیب، جای هیچ بهانه ای برای تناقض در کار نیست و کارمندانتان مجبور به حدس زدن چگونگی انجام کارها نمی‌شوند. همچنین وظایف به همان روشی که باید انجام می شوند و تفاوتی نمی‌کند که چه کسی آن را انجام می‌دهد.

فقط تمام اسناد موجود در سیستم های شرکت خود را مستقیماً به هر کسی که باید آنها را بشناسد اختصاص دهید. و اطمینان حاصل کنید که پیش از آنکه دیر شود همه‌ی اعضا اطلاعات لازم را در اختیار دارند.  

5- کارها را واگذار کنید

بی علاقه بودن به واگذاری و تفویض اختیار توسط مدیر یکی از دلایل عمده‌ی عقب ماندن کسب و کار است. بسیاری از مدیران فکر می‌کنند هیچ کس مانند خودشان نمی‌تواند کارها را به خوبی انجام دهد. به نظر شما، اگر استیو جابز هم این‌طور فکر می‌کرد، هیچ وقت بیشتر از یک برنامه نویس می‌شد؟

ساختن یک کسب و کار موفق نیازمند واگذری کارهاست. البته شاید لازم باشد تا مدت‌ها آموزش دهید و بر کار کارمندان نظارت کنید تا در نهایت به نتیجه برسید اما مطمئن باشید که کاملا ارزشش را دارد.

با کسب و کار سیستم سازی شده و تیم آموزش دیده شما، وقت آن رسیده است که سیستم خود را (واقعا) به کار بیندازید. و بلاخره، وابستگی روزانه کسب و کار به خودتان را کاهش دهید.

به آن لیستی که پیش‌تر تهیه کرده اید نگاهی بیندازید و تمام کارهای معمول را که نیازی به انجام شدن توسط شخص شما نیست را واگذار کنید و فقط کارهای استراتژیک، فوری و مهم را در لیست کارهای خود نگه دارید.

حتی پیشنهاد می‌کنیم که همان کارهای فوری و مهم خود را هم واگذار کنید و گزارش مستقیم بخواهید. (مواردی که می‌دانید با واگذاری به تیم، خرابکاری نخواهد شد) به این صورت، می‌توانید نحوه انجام کار تیمتان را هم بدون اینکه خودتان کاری انجام دهید، بررسی کنید.

سپس، بقیه کارها را به مدیر مرتبط ترین بخش، بسپارید.

اینگونه می توانید به راحتی عملکرد هر قسمت را بررسی کنید و اگر نتایج دلخواه را دریافت نمی کنید، مشکل را عیب یابی کنید.

به این صورت کسب و کار شما مانند یک ماشین روغن کاری شده، حتی زمانی که شخصا حضور ندارید کار می‌کند،. بنابراین می توانید با اطمینان رو به جلو حرکت کنید و بر پیشرفت کسب و کارتان فکر و تمرکز کنید.

منبع : Trainual