فهرست مطالب
این مقاله از کتاب واگذاری کارها اثر برایان تریسی خلاصه نویسی شده است.
واگذاری کارها به کارمندان یکی از مهارت‌های اساسی مدیران است و بدون توانایی واگذاری موثر، هرگز نمی‌توانید یک مدیر خوب باشید و به پیشرفت کسب و کارتان کمک کنید
مدیریت یعنی: کسب نتیجه از طریق دیگران. در این تعریف، مفهوم واگذاری کارها به کارمندان نهفته است.
تعریف مدیریت عبارت است از «کسب نتیجه از طریق دیگران». در ذات این تعریف ایده واگذاری موثر کارها، وظایف و مسئولیت‌ها به کارمندان نهفته است. توانایی و اشتیاق شما برای واگذاری کارها تعیین‌کننده پیشرفت و موفقیت در کسب‌وکار است.
برای بسیاری از مدیران، واگذاری کارها به کارمندان واقعا سخت است. چرا که یا علاقه‌ای به واگذاری ندارند و یا نمی‌توانند و در نتیجه خود، و پیشرفت‌هایشان را محدود می‌کنند.
فواید واگذاری
واگذاری کارها به کارمندان این امکان را به شما می‌دهد که کارایی‌تان را از آنچه می‌توانید انجام دهید، به آنچه می‌توانید کنترل کنید افزایش دهید. همچنین با واگذاری کارها به کارمندان، توانایی آنها را ارتقا داده و استعدادهایشان را شکوفا می‌کنید.
واگذاری کارها را می‌شود آموخت
بسیاری از مدیران هرگز واگذاری کارها به کارمندان را آموزش ندیده‌اند. اما خوشبختانه این مهارت هم،مانند اکثر مهارت‌ها با تکرار و تمرین به عادتی مانند رانندگی بدل می‌شود.
افسانه‌های واگذاری
افسانه‌ها همان موانع ذهنی یک مدیر هستند که مانع از واگذاری کارها به کارمندان می‌شود. در ادامه خلاصه‌ای از 5 افسانه که مانع از واگذاری صحیح و مدیریت خوب می‌شود را توضیح می‌دهیم
افسانه 1: زمان کافی برای واگذاری وجود ندارد
گاهی افراد آنقدر غرق در کارهایشان هستند که فکر می‌کنند توضیح کار برای شخص دیگری، وقت زیادی می‌گیرد و بهتر است که خودشان کار را هرچه سریع‌تر تمام کنند. در بعضی موارد افراد کار را به قدر کافی برای شخص دیگر توضیح نمی‌دهند.
سازمان‌ها یا شرکت‌هایی که مدیریت ضعیف دارند و کارها به صورت صحیح واگذار نمی‌شود همیشه در حال دوباره کاری و رفع سوتفاهمات و تصحیح اشتباهات هستند.
در واقع همیشه زمان کافی برای واگذاری کارها به صورت درست وجود دارد. به یاد داشته باشید که اگر کارها به صورت صحیح و شفاف واگذار شوند، در کمترین زمان به نتایج خوب می‌رسید.
افسانه 2: کارمند به اندازه کافی شایسته نیست
مدیران اغلب توانایی کارمندان را دست کم می‌گیرند. برای سنجش شایستگی افراد باید کارهای بیشتری نسبت به آنچه قبلا انجام می‌داده‌اند به آنها سپرد.
کارها را واگذار کنید و ببینید که کارمندانتان چگونه شما را شگفت‌زده می‌کنند. اینگونه هم میزان رضایت شغلی افراد را بالا می‌برید و استعدادهای نهانشان را کشف می‌کنید و هم مدیریت بهتری خواهید داشت.
افسانه 3: اگر می‌خواهید درست انجام شود، باید شخصا انجامش دهید
این افسانه فقط و فقط باعث عقب ماندن شما از کارها، کمبود وقت و سرشلوغی بیشتر می‌شود. این یک تمایل طبیعی است که به جای واگذاری کارها به کارمندان، به گوشه امن خود برگردید و کارها را شخصا انجام دهید اما بدانید با این کار صرفا یک مدیر افتضاح خواهید شد که توانایی مدیریت ندارد و پیشرفتی نمی‌کند.
افسانه 4: در صورت واگذاری، افراد گمان می‌کنند که در جریان کارها نیستید
اغلب مدیران خودمحور و خودرای هستند و دوست دارند که کارمندانشان فکر کنند در جریان همه‌ی امور هستند و در نظرشان، واگذاری کار خلاف این قضیه را ثابت می‌کند. اما باید بدانید، شما به عنوان یک مدیر همیشه نمی‌توانید از همه چیز و همه‌ی کارها خبر داشته باشید اما می‌توانید افرادی را انتخاب کنید که شما را در جریان قرار دهند.
افسانه 5: وقتی در کاری ماهر هستید، باید شخصا انجامش دهید
بسیاری از افراد ماه‌ها یا سال‌ها را صرف یاد گرفتن مهارتی می‌کنند تا در آن پیشرفت کنند و به جایی برسند. (برای مثال کارمند زیردستی داشته باشند) اما غافل از آن که بلافاصله بعد از کسب مهارت در آن کار، باید سراغ کار دیگری بروند و کاری که در آن مهارت دارند را به شخص دیگری آموزش دهند و واگذار کنند.
با این روش مرتب کارهای جدیدی یاد میگیرید، در دام و تله‌ی کار امن‌تان گیر نمی‌کنید و مهارتتان افزایش می‌یابد.
قانونی وجود دارد به نام: 70 درصد که می‌گوید اگر شخص دیگری می‌تواند تا 70% کار شما را به خوبی انجام دهد، پس باید به او واگذار کنید.
عموما تمایل داریم به کارهایی که لذت می‌بریم عادت کنیم. همان کارهایی که ما را به جایگاهی که امروز نشسته‌ایم رسانده‌اند. اما باید این کارها را واگذار کنید و به کارهایی بپردازید که نیاز به صرف هوش بیشتری دارند و مهارت شما را افزایش می‌دهند.
از کجا شروع کنیم؟
مانند سایر کارهای مدیریتی، بهتر است برای شروع واگذاری هم زمانی را به فکر کردن درباره کار اختصاص دهید. حتی می‌توانید هدف از انجام کار را بنویسید و چک لیستی از اقداماتی که لازم است انجام شود تهیه کنید. اگر زمانی برای فکر کردن قبل از انجام کار داشته باشید، فقط باید در این خصوص باشد که بهتر است کار را چه کسی انجام دهد؛ خود شما؟، شخص دیگری از همکاران شما (واگذاری)؟ یا فردی خارج از سازمان (برون سپاری)؟
مشاور مدیریتی خودتان باشید
کار مشاور مدیریت این است که سوالاتی درباره کاری که انجام می‌دهید و دلیل برگزیدن روشی خاص برای انجام آن، بپرسد. پیتر دراکر می‌گوید:
من مشاور نیستم، من حقیقت‌گو هستم. من به مردم نمی‌گویم چه کار کنند، فقط سوالات دشواری از آنها می‌پرسم که برای تعیین مسیر خود باید به آنها پاسخ دهند.
پیتر دراکر
وقتی واگذاری کارها به کارمندان اشتباه است
اگر در کاری واقعا استعداد دارید و بسیار ساده‌تر از دیگران و با کیفیت بیشتری انجام می‌دهید، پس واگذاری کار در این مورد اشتباه است.
شخص مناسب
اگر واگذاری کار را گزینه بهتری نسبت به اینکه خودتان شخصا انجام دهید، دیدید، پس بهترین شخص را انتخاب کنید. واگذاری کار به فردی که استعداد و لیاقت انجام آن کار را در گذشته از خود نشان نداده است، دستورالعمل بدبختی است. شما باید از افراد بخواهید که تلاش کنند، اما نه آنقدر زیاد که از عهده توان و استعدادشان خارج باشد. پیدا کردن شخص مناسب، شما را از دردسرهای بعدی، خلاص می‌کند.
برون سپاری
یکی از تعصبات مدیران، این است که کار حتما باید درون سازمان انجام شود. اما امروزه شرکت‌هایی وجود دارند که با صرف هزینه کم، کار را بهتر و سریع‌تر انجام می‌دهند.
برنامه ریزی برای همه چیز
بزرگ‌ترین نتایجی که یک مدیر می‌تواند کسب کند و از آن لذت ببرد، بی‌شک ناشی از برنامه‌ریزی‌هایش است. پس قبل از هرکاری، اندکی درباره آن بیندیشید، از خودتان سوالات مناسب بپرسید و با کاغذ و خودکار، کارهایی که لازم است انجام شود را یادداشت کنید.
شما برای واگذاری کارهایتان، کدام یک از این افسانه‌ها را باور داشتید؟
به این مطلب امتیاز بدهید:
