فهرست مطالب
پیش‌تر از اهمیت سیستم سازی برای کسب و کار گفته‌ایم. در این مقاله قصد داریم ابتدا مروری بر 3 دلیل مهم برای سیستم سازی داشته باشیم و سپس 5 مورد از سیستم سازی اشتباه را بیان کنیم.
چرا سیستم سازی کنیم
- برای ایجاد سرمایه‌ای که اگر در روزی قصد فروش کسب و کارتان را داشتید، بزرگ ترین نرخ بازگشت (RIO) را برای آن انتخاب کنید.
- ایجاد نظم و ساختاری که خدمت یا محصول مورد نظر شما را تولید کند.
- هربار نتیجه‌ی قابل اطمینان و پایدار، درست طبق وعده‌ای که داده اید تولید کنید.
حتی پیش از اینکه آگاهانه قصد سیستم سازی کسب و کارتان را داشته باشید، احتمالا متوجه خواهید شد که در حال حاضر سیستم و عملکردی در کسب و کارتان دارید. درباره‌اش فکر کنید: هر کاری در کسب و کارتان، به واسطه پیروی از یک سیستم انجام می‌شود. ممکن است سیستم‌های موثری نباشد، پایدار نباشند یا در جایی نوشته نشده باشند، اما همچنان از تعداد زیادی از سیستم‌ها در روند کسب و کارتان استفاده می‌کنی . حال یا به صورت پیش فرض است، یا از پیش طراحی شده.
بیایید فرض کنیم که شما تصمیم گرفته‌اید که عملکرد کسب و کار خود را بهینه سازی کنید و بازدهی را بالا ببرید. بنابراین قصد سیستم سازی تمام بخش‌های کسب و کارتان را دارید. می‌دانید که با این کار، رضایت مشتریانتان را بالا می‌برید، روحیه کارمندانتان را تقویت می‌کنید و درآمد خالص افزایش می‌یابد.
مراحل سیستم سازی را می‌توان به چند روش اجرا کرد، اما همه‌ی مراحل موفقیت آمیز نخواهند بود. در اینجا 5 روش برای یک سیستم سازی اشتباه را خواهیم گفت.
5 روش برای سیستم سازی اشتباه
1. نداشتن یک برنامه‌ی استراتژیک
باید در ابتدا پاسخ این 3 سوال را بدانید : چرا سیستم سازی می‌کنید؟ چه چیزی را سیستم سازی می‌کنید؟ می‌خواهید با سیستم سازی در کجا قرار بگیرید؟ که باید شامل نوشتن چشم انداز شما برای کسب و کارتان و هدفی که قصد دستیابی به آن را در 5 سال آینده دارید باشد. دانستن یک تاریخ مقرر و تصویر سازی از هدف به شما کمک خواهد کرد تا برنامه ریزی موثرتری داشته باشید.همچنین این امکان را به شما می‌دهد تا توسعه، مستندسازی و پیاده سازی سیستم‌ها را بر اساس میزان تأثیر بر کسب و کار و تجربه مشتری اولویت بندی کنید. بدون برنامه دقیق و استراتژیک، تلاش های سیستماتیک شما پراکنده، تصادفی و احتمالا ناقص خواهند بود.
2. نسخه‌ی فری سایز
همه به دنبال این هستند که یک پک سیستم سازی بخرند که به سادگی نصب می‌شود، روشنش کنند و ناگهان همه‌ی کارها راست و ریست شوند! اما همچین چیزی امکان ندارد. شما نمی‌توانید بدون شخصی سازی مختص کسب و کار، نیازها و چشم اندازتان سیستم سازی کنید. در ابتدا باید اطمینان حاصل کنید که دقیقا می‌دانید به دنبال چه نتایجی هستید و سیستم را برای ایجاد آن نتایج طراحی کنید.
3. مستند سازی نکردن
سیستم سازی ای که فقط در سر شما انجام شده باشد حساب نمی‌شود! سیستم سازی حتما باید به صورت مستند باشد تا هرباربه صورت صحیح تکرار شود. ممکن است در حال حاضر هم یک سیستم قوی که با گذر زمان ارتقا پیدا کرده در کسب و کارتان داشته باشید که خیلی هم خوب عمل می‌کند چرا که افرادی که آن را اجرا می‌کنند مدت زیادیست که با سیستم آشنا هستند. اما اگر این روند مکتوب نشود، چگونه می‌توانید افراد دیگری را برای کسب همان نتایج آموزش دهید؟ چگونه مطمئن خواهید شد که همه کارها را به یک صورت انجام می‌دهند؟ در اینجا مستند سازی از کسب و کارتان بسیااار ضروری می‌شود، همانگونه که مایکل گربر گفته است :
تا ننویسیش، صاحبش نمی‌شی.
مایکل گربر، نویسنده کتاب افسانه‌ی کارآفرینی
4. ضعف در پیاده سازی و اجرا
پیتر دراکر گفته است: برنامه‌ها فقط یک قصد و نیت خوب اند مگر اینکه بلافاصله با کار سخت خراب شوند. پیاده سازی یا اجرای سیستم ها برای داشتن یک کسب و کارمنظم کاملا ضروری است. مستندسازی به تنهایی کافی نیست، اما همین مرحله است که بسیاری از کسب و کارها نادیده‌اش می‌گیرند. فقط هم صاحبان کسب و کارهای کوچک نیستند که با این مسئله دست و پنجه نرم می‌کنند. تحقیقات اخیر منتشر شده در نشریه هاروارد بیزینس ریویو نشان داده که اکثر کمپانی‌های بزرگ به طور معمول، تنها ارزش 63% از استراتژی خود را درک می‌کنند و آن هم به علت نقص در برنامه ریزی و اجرا است.
5. کنار گذاشتن کمی سنجی
هنگامی که سیستم‌های خود را مستند می کنید، باید نتایج مشخص و قابل اندازه گیری داشته باشید تا بدانید چگونه تلاش های خود را ارزیابی کنید. این تنها راهی است که می توانید به درستی تعیین کنید که آیا سیستم های شما موثر هستند یا خیر. ارزیابی سیستم‌ها یک گام اساسی (اما اغلب فراموش شده) در درک بهتر کسب و کار شما است. با نگاه دقیق به سیستم‌های خود و نتایج مورد نظر آنها، می توانید تعیین کنید که نوآوری (یا احتمالاً حذف) در کجا باید رخ دهد. همانطور که گفته شده : اگر اندازه گیری نکنی، نمی تونی مدیریتش کنی. اگر کمی نکنی، نمیتونی درستش کنی.
کار گروهی را فراموش نکنید
سیستماتیک کردن کسب و کار یک بخش استراتژیک و ضروری در تبدیل کسب و کار به عنوان یک دارایی است. با این حال، ساختن کسب‌و کاری که بتوان با بالاترین نرخ بازگشت سرمایه آن را فروخت کاری نیست که بتوان به تنهایی انجام داد. در حالی که شما در نهایت مسئول چشم انداز و جهت کسب و کارتان هستید، کار توسعه، مستندسازی و پیاده سازی سیستم ها در نهایت یک کار گروهی است. کلید یک سیستم سازی موفق، تفویض و سازماندهی موثر است.
منبع : emyth.com
به این مطلب امتیاز بدهید:
