نقشه راه ساخت سیستم کسب وکار

نقشه راه ساخت سیستم کسب وکار

مرحله اول : شناخت و درک اهمیت سیستم سازی در یک سازمان توسط مدیر (ذهینیت سیستماتیک)

بسیاری از مدیران و صاحبان کسب و کارها در طول دوران کاری خود، همواره ازین موضوع گلایه مند بوه اند که اگر لحظه ای در سازمان خود حضور نداشته باشند هیچ کاری به درستی پیش نمی رود، به عبارت ساده تر تمام کارهای مهم و اساسی سازمان بر عهده آنهاست.
چنانچه به عنوان یک مدیر هنوز اهمیت ساخت سیستم در کسب و کارتان را درک نکرده اید، بهتر است به چند سوال زیر خوب فکر کنید و پاسخ دهید:

1. چند روز در هفته را میتواید تعطیل کنید و به استراحت یا کارهای شخص تان بپردازید؟
2. آیا به اندازه تلاشی که میکنید و وقتی که صرف میکنید، سود هم نصیبتان میشود؟
3. چند ساعت از شبانه روز فکر و ذهن شما درگیر کارتان است؟
4. آیا با خیال راحت میتوانید تصمیم گیری ها را به سایر همکاران یا مدیرانتان واگذار کنید؟

اگر موارد بالا مدت هاست که ذهن شما را درگیر کرده است، همین الان وقت ساختن سیستم کسب و کارتان است.

ممکن است بگویید بارها و بارها به این موضوع اندیشیده‌ام و حتی گامهایی در این راستا هم برداشته‌ام اما به نتیجه نرسیده‌ام، پاسخ ما به شما اینست که ذهن شما آمادگی لازم برای رویارویی با یک سیستم را نداشته  است.

وقتی کاملا ذهنیت سیستم سازی داشته باشید دیگر هیچ چیز نمیتوند شما را از ادامه کار باز دارد.تغییر بینش به تنهایی کافی نمی‌باشد اما به عنوان گام اول واجب و ضروری است.

برای موفقیت در اجرای یک سیستم، ذهن شما باید کاملامنافع سیستم سازی را درک و باور کرده باشد.
بگذارید با یک مثال این مقوله را شفاف سازی کنیم.
همه آدمها میدانند که ورزش کردن برای آنها مفید است اما سوال اینجاست چند درصد از ما برنامه ورزشی منظم و روزانه داریم و به آن عمل میکنیم؟
حالا تصور کنید یک شخص بیماری دارد که تنها راه درمان آن ورزش کردن است و با هیچ قرص یا دارویی علاج پذیر نیست. اگر پزشک به این شخص تاکید کرده باشد که تنها 3 ماه برای درمان بیماری خود فرصت دارد در غیر این صورت زنده نمی ماند، به نظر شما این فرد چطور ورزش میکند؟
بله درست است در حالت دوم چون ذهن فرد بیمار، اهمیت موضوع را درک کرده است و به این باور رسیده است که تنها راه نجاتش ورزش منظم است پس طبق برنامه پیش میرود بدون هیچ عذر و بهانه ای و در نهایت جان خود را نجات میدهد.

مرحله دوم: برگزاری یک جلسه مشورتی با کارکنان مجموعه ( تعیین اهداف، مشخص کردن بخشهایی که بیشترین مشکل رو دارند )

یک جلسه با حضور کارکنان خود برگزار نمائید.
اهداف نهائی سازمان و مسیری که باید با هم طی کنید را به طور شفاف تعیین کنید.
اصول کاری و اجرایی سازمان خود را مکتوب نمائید.
نظرات موافق و اهداف مشترک سازمان را مشخص کنید.

کارکنان شما به عنوان واحدهای اجرای که در ارتباط مستقیم با مشتریان هستند می‌توانند در مورد نواقص و کاستی های سازمان شما کمک بسزایی کنند.
ناکارآمدی ها ی کسب و کارتان میتوانند تبدیل به یک منبع سود رسان تبدیل شوند، درصورتیکه به سمت از بین بردن آنها  گام بردارید.

در این مرحله به نوعی راهنما، دستورالعمل های اجرایی و استراتژی های سازمان خود را تدوین می کنید.
سیستم طراحی شده باید مورد توافق حداکثر کارمندان قرارگیرد تا از اعتبار اجرایی لازم برخوردار گردد.
این نکته را باید مد نظر داشته باشید که برای ساختن سیستم شما تنها نیستید و نیاز به همراهی و همفکری دیگران دارید.

مرحله سوم: مشخص کردن نقشهای سازمانی و واحدهای عملیاتی

چارت سازمانی خود را بازنگری کنید.
شکافهای بین واحدها را بیابید.
در بعضی مواقع ممکن است ناچار شوید تعدادی از نقشهایی که تاثیری در سیستم شما ندارند را حذف و واحدهای کلیدی تری را جایگزین کنید.
در این مرحله باید در صورت وجود نقص در هریک از واحدها و نقش ها، آنها را ترمیم و یا همانطور که گفته شد حذف نمائید.
برای رسیدن به مقصود باید هر یک از افراد را درجای مناسب خود بکار برید.

مرحله چهارم: تعیین فرایندهای سازمانی ( ارزیابی فرایندهای موجود و ایجاد فرآیندهای مورد نیاز )

فرآیند چیست؟
فرآیندهای کاری مجموعه ای مشخص و بهم پیوسته از فعالیتهای کاری در یک مجموعه هستند که، نقطه شروع و پایان مشخصی دارند و هدف خاصی را دنبال می کنند، به فرآیندها چرخه های کاری نیز گفته می‌شود.

یک نمونه ساده از یک فرآیند، روال درخواست مرخصی در یک مجموعه است.

• فرایندهای موجود در سازمان را بازبینی کرده و در صورت نیاز بهینه سازی نمائید.
• در صورتیکه چندین فرآیند در سازمان شما نیاز به تغییر دارند، آنها را برای پیاده سازی اولویت بندی کنید. به طور مثال مشخص کنید که کدامیک ازفرایندها اگر زودتر بهبود یابند رضایت مشتریان بیشتر میشود، هزینه ها کاهش می یابد و سود افزایش.
• چنانچه در بخشی از سازمان نیاز به تعریف فرآیندهای جدید دارید حتما اینکار را انجام دهید و نگران تغییرات نباشید.

نکته بسیاربسیار مهم در تعریف فرآیندها ساده سازی آنها تا حدامکان می باشد. سیستمهای پیچیده هیچگاه با استقبال مواجه نمی‌شوند . موارد غیر ضروری را حذف کنید زیرا بسیاری از آنها وقت گیرند هستند و حجم کار پرسنل شما را افزایش میدهند.

مرحله پنجم: بررسی تجهیزات و آماده سازی بستر جهت پیاده سازی سیستم( ارزیابی سخت افزارها و نرم افزارهای موجود و تهیه تجهیزات )

تا قبل از مرحله پنجم شما باید یک دید کامل نسبت کسب و کار خود بدست آورده باشید. حالا برای اجرایی کردن اهداف خود باید دست به کار شوید.
ببینید برای ساختن سیستم چه ابزاری دارید و به چه چیزهایی نیاز دارید؟
برای ایجاد یک سیستم همگام در کل مجموعه به یک شبکه داخلی امن و پایدار نیاز دارید.
نرم افزار های مورد استفاده شما باید قابلیت استفاده در شبکه را داشته باشند.

تعدادی از نرم افزارهایی که برای ساخت یک سیستم نیاز دارید عبارتند از‌:
سامانه پیام کوتاه، نرم افزار حسابداری‌(حتی الامکان تحت وب)، نرم افزار مدیریت ارتباط بامشتری، وب سایت، نرم افزار حضور و غیاب پرسنل و…

مرحله ششم: آموزش

برای بالا بردن مهارتهای شغلی و فردی همکاران خود برنامه ریزی کنید.
آنچه ضامن دوام و بقا این سیستم است آموزش منظم و پیوسته است .

البته باید دقت کنید که به عنوان مدیر یا صاحب یک کسب و کار باید همیشه در آموزش دیدن پیش قدم باشید.
حالا وقت آن است که برای کارمندانتان بینش بسازید، بینشی مطابق با اهداف سازمان.
معمولا در اکثر کسب و کارها به آموزش اهمیت چندانی داده نمی‌ شود. همین امر باعث میشود سطح انگیزه و تلاش کارکنان بسیار کاهش پیدا کند، زیرا هنگام رویارویی با مسائل یا مشکلات، سعی در استفاده از راه حل های قدیمی و بعضا ناکارامد کنند که نتیجه این امر چیزی جز شکست نمی باشد.
از سویی دیگر مدیران بدون بررسی ریشه ای عوامل عدم موفقیت کارکنان، به توبیخ و بعضا تنبیه پرسنل می پردازند که نتیجه این امر در دراز مدت تعویض نیروی قبلی و جایگزینی آن با یک نیروی تازه نفس است.
شاید در ظاهر این تصمیم پیروزمندانه به نظر بیاید اما درواقع اینگونه نیست. تعویض نیرو هزینه ای به مراتب بیشتر از آموزش نیروی قبلی و تقویت روحیه و انگیزه وی دارد ضمن اینکه این داستان تکراری برای نیروهای بعدی نیز تکرار میشود .

مرحله هفتم: مانیتورینگ ، مسیربابی و بهینه سازی

سیستم ساخته شده تا سالیان سال برای شما کار خواهد کرد اما نیاز به نگهداری دارد .
همزمان با تغییرات بازار و نیازهای مشتریان سیستم شما هم باید تغییر استراتژی دهد.