8 ویژگی ضروری برای سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب و کار

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار

۸ ویژگی ضروری برای سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب و کار

به‌تازگی و با پیشرفت مباحث هوشمند سازی و سیستم سازی کسب‌وکار در سازمان‌ها نقش نرم‌افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار نیز بسیار پررنگ‌تر از پیش گشته است. پکیج‌های گوناگونی جهت پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب‌وکار وجود دارد که انتخاب بهترین آن‌ها شاید کمی دشوار باشد.

در اینجا قصد داریم ویژگی‌های ضروری یک نرم‌افزار جهت مدیریت فرایندهای کسب‌وکار را بیان کنیم. توجه کنید که عدم وجود هرکدام از موارد ذکرشده در ذیل می‌تواند نشان‌دهنده ضعف سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار بوده و بهتر است از انتخاب آن خودداری کنید.


۱ ساختاری جامع برای ثبت‌اسناد

بدون شک حین کار کردن با یک سیستم مدیریت کسب‌وکار نیاز به استفاده از نرم‌افزارهای جانبی مختلف خواهید داشت. مسلماً اگر امکان استفاده از یک نرم‌افزار درون سیستم وجود داشته باشد کاربران نیازی به تعویض دستی نخواهند داشت. این امر علاوه بر صرفه‌جویی در زمان ، پیچیدگی‌های سیستم را نیز کاهش خواهد داد.

۲ قابلیت برقراری ارتباط با پست الکترونیکی و خدمات وب‌سرویس

با توجه به پیشرفت سرویس‌های پست الکترونیک بسیاری از افراد از این سیستم‌ها جهت ارسال و دریافت نامه‌ها استفاده می‌کنند. دستیابی سریع به پست الکترونیکی و پیامک در سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار می‌تواند در کاهش زمان بسیار اثرگذار باشد. علاوه بر این می‌توانید از آخرین به‌روزرسانی‌ها در پروژه سریعاً مطلع شوید. امروزه همخوانی سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار با سرویس‌های ایمیل و پیام کوتاه یک امر پیش‌فرض تلقی می‌شود.

۳ امکان استفاده از فرم‌ها و قالب‌های آماده

در سازمان‌ها برخی از وظایف و کارها باید به‌صورت دوره‌ای و تکراری انجام گیرد. یا مثلاً در برخی موارد باید کارکنان گزارش‌هایی را در بازه‌های زمانی گوناگون به مدیران ارائه دهند که دارای ساختاری مشابه و تکراری می‌باشند.

یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار قوی قادر به مشخص کردن این وظایف و تبدیل آن‌ها به فرم‌ها و قالب‌های از پیش پرشده جهت صرفه‌جویی در زمان و افزایش کارایی خواهد بود.

۴ اعمال تغییرات در طول پروژه

در بسیاری از پروژه‌ها امکان تغییراتی بخصوص تغییرات نیروی کار وجود دارد. یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار باید امکان اعمال تغییرات مربوط به نیروی کار و وظایف محوله را داشته باشد. مسلماً این امر در عملکرد سیستم تأثیر زیادی خواهد داشت.

۵ اعمال تغییرات در الگوی روند کار

استفاده از یک الگو و یک چهارچوب مشخص برای کاربران سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار سبب محدود کردن آن‌ها و کاهش کارایی نرم‌افزار می‌شود. آزادی داشتن مدیر پروژه در طراحی الگوی پیشرفت کار و اعمال تغییرات مناسب می‌تواند یکی از ویژگی های مهم سیستم مدیریت فرآیند خوب باشد.

۶ امکان تعیین دسترسی بر مبنای وظیفه

در یک پروژه به دلیل مدیریت بهینه وظایف و کارها بهتر است افراد تنها به وظایفی که مربوط به خودشان است دسترسی داشته باشند. غیرقابل‌دسترس بودن وظایف دیگران برای شخص از خصوصیات بارز یک سیستم مدیریت کسب‌وکار قوی خواهد بود.

۷ قابلیت ارائه گزارش‌های خودکار مدیریتی

گاهی اوقات مدیران زمان کافی برای بررسی روند پیشرفت پروژه و نقش افراد در آن را ندارند. یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار باید قابلیت ارائه گزارش خودکار به مدیریت در بازه‌های زمانی معین را داشته باشد. داشبورد مدیریتی قوی در گسترش دید و تصمیم‌گیری مدیر نقش بسزایی دارد.

۸ قابلیت شخصی‌سازی نرم‌افزار

قابلیت تعیین ساختار فرم‎ها و تغییر مدل آن‌ها از خصوصیات کارآمد و مفید یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار به شمار می‌رود. به‌طورکلی امکان شخصی‌سازی به کاربران اجازه می‌دهد در ساختار خروجی‌های نرم‌افزار نسبت به نیازهای خود تغییراتی را به وجود آورند.

انتخاب نرم‌افزار

با توجه به توضیحات بالا انتخاب یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

ما به شما نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری نیماد را معرفی می‌کنیم چراکه علاوه بر سیستم مدیریت فرآیندها و اتوماسیون اداری یک سیستم ارتباطی قوی با مشتریان را دارا می‌باشد که این به یکپارچگی و سرعت انجام کلیه کارها کمک شایانی می‌کند. همچنین در این سیستم کلیه فعالیت‌ها ثبت و دسته‌بندی می‌شوند تا در موقع نیاز به‌راحتی بتوان از آن‌ها استفاده نمود.

نرم‌افزار CRM نیماد تمام امکاناتی را که برای مدیریت کارکنان، مدیریت فرآیندهای داخل مجموعه و جذب مشتریان جدید نیاز دارید و تمام امکاناتی که برای مراقبت، نگهداری و ارائه خدمات به مشتریان فعلی لازم است و تمام امکاناتی که برای ایجاد مجدد چرخه فروش باید داشت، در اختیارتان قرار می‌دهد.

نیماد سی آر ام اتوماسیون اداری، اتوماسیون بازاریابی ، اتوماسیون فروش و اتوماسیون خدمات پس از فروش را ساماندهی می‌کند و در یک نگاه چهار مأموریت اصلی را دنبال می‌کند:

مدیریت فرایندهای کسب‌وکارسیستم سازی

همکاری تیمی را افزایش داده، فرآیندها را مدیریت و کسب‌وکار را سیستمی می کند.

افزایش فروش

میزان تبدیل سرنخ (مشتری بالقوه) به مشتری را افزایش می‌دهد.

گزارش و تحلیل

در بازه‌های زمانی معین انواع گزارش‌ها را تولید و از این طریق یک تصویر روشن از کسب‌وکارتان به شما ارائه می‌کند که سبب گسترش دید و کمک به  تصمیم‌گیری مدیر می‌شود.

وفادارسازی

به تکرار خرید مشتریان در جهت وفادارسازی کمک می‌کند.

مقالات

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *