با روش GTD در هم ریختگی مغزتان را مرتب کنید

روش GTD چیست؟

روش GTD یا به سرانجام رساندن کارها (getting things done)، یک روش مشهور مدیریت کارهاست که دیوید آلن، مشاور و سخنران مشهور آن را ابدا کرده است. این روش بر اساس یک حقیقت ساده شکل گرفته است. هرچه اطلاعات بیشتری در سر شما بچرخد، تصمیم به اینکه کدام نیاز به توجه دارد سخت تر می‌شود. در نتیجه، شما زمان بیشتری را صرف فکر کردن درباره کارهایتان می‌کنید تا در واقع انجامشان دهید. هنگامی که اطلاعات در سر شما تلنبار می‌شوند، استرس می‌گیرید، در افکار خود غرق شده و بلاتکلیف می‌شوید.

آلن می‌گوید که مغز ما در پردازش اطلاعات، بهتر از ذخیره کردن آنها عمل می‌کند. این روش تعیین می‌کند که چگونه درهم ریختگی های ذهنی خود را بیرون بریزید در یک سیستم در خارج از ذهن خود ذخیره کنید. بنابراین می‌توانید روی مسائل درست، در زمان درست تمرکز کنید. هنگامی که روند کار GTD برای شما به راه افتاد، شما می‌توانید با اعتماد به نفس کامل پاسخ به این سوال “روی چه چیزی باید کار کنم” را در هر لحظه ای، بدون نگرانی اینکه ممکن است چیزی را فراموش کرده باشید، بدهید.

روش GTD را امتحان کنید اگر شما…

• احساس غرق شدگی توسط چیزهایی که نیاز دارید پیگیری کنید
• درباره فراموش کردن جزئیات کوچک نگرانید
• مسئولیت های زیادی چه در محل کار و چه در زندگی بر دوش شماست
• پروژه های زیادی را شروع کرده اید اما برای به اتمام رساندن آنها مشکل دارید
• تا به حال از روشGTD استفاده نکرده اید. (همه باید حداقل یکبار این روش را امتحان کنند)

در این مقاله، GTD را به شما معرفی خواهیم کرد :

این مقاله اصول و روند کار GTD را به بصری ترین شکل ممکن به شما معرفی می کند. ما بر روی چگونگی GTD با اپلیکیشن Todoist تمرکز خواهیم کرد ، اما فارغ از اینکه از چه برنامه ای استفاده می کنید، اصول کار یکی‌ست. نکته اینجاست که کلید روش GTD آن ابزاری که استفاده میکنید نیست( این ابزار می‌تواند برنامه‌ای بر روی گوشی یا سیستم شما باشد و یا از دفتر یادداشتتان کمک بگیرید)، بلکه GTD مجموعه عاداتی است که روزانه برای فکر کردن و اولویت بندی کارهای خود استفاده می‌کنید.

خلاصه ای کوتاه از روش GTD

GTD از پنج ترفند ساده برای سیستم سازی آشفتگی ذهن و انجام کارها تشکیل شده است:

جمع آوری کن: هر چیزی که به ذهنتان می‌رسد را در در جایی بریزید. هیچ چیز زیادی بزرگ یا زیادی کوچک نیست که یادداشت نشود. این قسمت صندوق ورودی (اinbox) شماست.

پردازش کن: آنچه را که یادداشت کرده اید را به اقدام های روشن و مشخص تبدیل کنید. قدم به قدم کارهایی که لازم است را بنویسید و مشخص کنید که کار دقیقا از چه نوعی است. برای مثال یک پروژه است، یک اقدام برای آینده است یا یک محتوای مرجع است و …

مرتب کن: هر کاری را سر جای خودش بگذارید. تاریخ انجام آن‌ها را به تقویم خود اضافه کنید، وظایف لازم را به افراد دیگر واگذار کنید و کارهایتان را دسته بندی کنید.

مرور کن: مرتباً لیست کارهای خود را مرور کرده، آنها را اصلاح و به روز رسانی کنید. مرور های کوچک را به صورت روزانه و مرور های عمیق تر را هفتگی انجام دهید.

اقدام کن: مشغول به انجام کارهای مهم خود شوید. از روش GTD استفاده کنید که بدانید دقیقا باید چه کاری را در چه زمانی انجام دهید. همچنین برای اولویت بندی کارهایتان بهتر است ابتدا این مقاله را بخوانید.

در حالی که GTD برای راه افتادن نیاز به سرمایه گذاری اولیه در زمان و انرژی دارد، اما با استفاده مداوم چند برابر در وقت و انرژی شما صرفه جویی می‌کند. دیگر نگران فراموش کردن ضرب العجل ها یا از دست دادن یک کار مهم نخواهید بود. درعوض، می توانید با آرامش به کارهای خود بپردازید و با اطمینان وقت خود اولویت بندی کنید.

برخی از رفتارهای خاص اما ظاهراً پیش پا افتاده هستند، که در صورتی که به کار گرفته شوند توانایی خودانگیختگی در سطح بالایی را ایجاد می کنند، که طبق تجربه من، عنصر اصلی یک زندگی موفق است.

– دیوید آلن

اگرچه اساس GTD این پنج مرحله ساده است، اما اجرای آنها همیشه آسان نیست. GTD به ابزار، برنامه یا محصول خاصی احتیاج ندارد. بلکه کلید هر روش متعهد بودن به آن، ساده نگه داشتنش تا حد امکان و استفاده هرچه بیشتر از آن است. ابزاری که برای این روش از آن استفاده می‌کنید باید به اندازه کافی متنوع باشد تا بتواند پیچیده ترین پروژه های شما را انجام دهد و شما را خسته نکند اما در عین حال ساده باشد تا بتوانید حتی در هنگام کمبود انرژی هم از آن استفاده کنید.

جمع آوری کنید

برای اینکه روش GTD عمل کند، باید ذخیره اطلاعات در مغز خود را متوقف کنید. هر چیزی که به ذهن شما خطور می کند، از جمله کارهای روزمره، رویدادها، ایده ها، کتاب‌های پیشنهادی و غیره باید بلافاصله در اینباکس یا صندوق ورودی شما یادداشت و ذخیره شوند. چه از ابزار های فیزیکی استفاده کنید و چه دیجیتالی، اینباکس در GTD، همان نمایشی بصری از تمام ورودی هایی است که شما باید روزانه با آنها دست و پنجه نرم کنید.

توجه داشته باشید که اینباکس شما فقط جایی برای جمع آوری هرج و مرج افکار شماست، تا آشفتگی از ذهنتان دور شود. اما مکانی برای نگرانی در مورد مدیریت کارهایتان نیست.

ذهنتان را جارو کنید: اگر به تازگی کار خود را با GTD آغاز کرده اید، در ابتدا به تمام کارهایی که باید انجام دهید، یا در آینده باید اقدام کنید، فکر کرده و آن ها را به عنوان یک کار (Task) در اینباکس خود بریزید.

وظایف را بلافاصله جمع آوری کنید: یکی از اصول مهم GTD این است که وظایف را در همان لحظه ای که به ذهنتان می‌رسند به انباری خارج از ذهن منتقل کنید.

عادت کنید هر زمان که کار جدیدی به ذهن شما خطور کرد، بلافاصله آن را به اینباکس خود اضافه کنید تا بعداً نگران ساماندهی آن باشید. برای جمع آوری وظایف در سریع ترین زمان ممکن در هر کجا که هستید پیشنهاد می‌شود از برنامه هایی مثل Todoist یا TickTick روی موبایلتان، لپ تاپ، به عنوان افزونه در مرورگرتان، پلاگین برای سرویس گیرنده ایمیلی که استفاده می‌کنید ( برای اضافه کردن ایمیل ها به عنوان یک وظیفه) و … کمک بگیرید.

منابع را از هر کجا جمع آوری و اضافه کنید:

• از کارت ها و تیکه کاغذ های یادآور خود عکس بگیرید و آنها را به عنوان یک کار اضافه کنید.
• فایل ها را از دراپ باکس، گوگل درایو یا کامپیوتر خود به کارها پیوست کنید تا بعدا آنها را بخوانید یا روی آن‌ها کار کنید.

پردازش کنید

اکنون که اینباکس شما پر شده است، مرحله بعدی تبدیل هر آنچه را که جمع آوری کرده اید به مراحل عملیاتی ملموس است. هر کاری را که در صندوق ورودی وارد کرده اید مرور کنید و یکی از موارد زیر را انجام دهید (در بخش بعدی جزئیات بیشتری در مورد نحوه انجام هر مرحله وجود دارد):

• اگر انجام آن کمتر از 2 دقیقه طول می‌کشد، فوراً آن را انجام دهید.
• اگر امکان واگذاری وجود دارد، کار را به شخص دیگری موکول کنید.
• اگر یک رفرنس غیرقابل اجرا است که بعدا به آن نیاز پیدا خواهید کرد (به عنوان مثال یک پرونده، سند، مقاله، اطلاعات تماس و غیره است) آن را در یک پروژه مرجع جداگانه بایگانی کنید یا به وظیفه مربوطه اش پیوست کنید.
• در صورتی که آیتم باید در یک زمان خاص انجام شود، آن را درج کرده و برای آن یادآور بگذارید.
• اگر کار دیگر واجب و یا قابل اجرا نیست، آن را حذف کنید.
• اگر کار به بیش از یک مرحله نیاز دارد، یک پروژه ایجاد کنید تا تمام موارد مرتبط با آن را در خود جای دهد و اقدام بعدی را که می توانید برای پیشبرد پروژه انجام دهید، شناسایی و با هشتگ #بعدی علامت دار کن.

تا آنجا که می توانید اطلاعات لازم را اضافه کنید تا بعداً به هنگام فکر کردن درباره اینکه دقیقا چه کاری را باید انجام دهید صرفه جویی کنید. به عنوان مثال، “تماس با مادر” را می‌توان اینگونه نوشت : “با مادر تماس بگیر تا در مورد شام تولد صحبت کنیم.” یا به جای نوشتن “مالیات” می توانید اینگونه بنویسید: “با مریم تماس بگیر تا اسناد مالیاتی را بررسی کنید” به علاوه شماره تلفن مریم و لیستی از اسناد لازم را در کامنت های آن کار پیوست کنید.

مرتب کنید

هنگامی که کاری را در اینباکس خود روشن کردید، وقت آن است که آن را در مکان مناسب جا دهید. در حقیقت، پردازش کردن و مرتب کردن وظایف در اینباکس‌ همزمان انجام می‌شود، اما فکر کردن در مورد آنها به عنوان اقدامات جداگانه مفید است.

روش های مختلفی برای مرتب وظایف خود با روش GTD وجود دارد، اما ما توصیه می کنیم از ترکیبی از پروژه ها و هشتگ ها استفاده کنید.

کارهای یکباره : در بین کارهایتان، وظایفی هستند که انجام دادنشان بیشتر از 2 دقیقه وقت می‌گیرد اما تنها یک قدم برای انجام دادنشان لازم است. برای مثال، “پاسخ به ایمیل رضا درباره قیمت گذاری پروژه”. شما نمی‌خواهید که کارهایی از این دسته اینباکس‌تان را به هم ریخته کنند، و به هیچ پروژه دیگری هم مربوط نمی‌شوند. بنابراین می‌توانید در اپلیکیشنی که استفاده می‌کنید، کارهای یک قدمی خود را در پروژه ای جدا به نام “کارهای یکباره” ذخیره کنید تا از اینباکس‌تان خارج شوند.

پروژه ها : در هنگام مرتب کردن کارهایتان، خواهید فهمید که بسیاری از کارهایی که نوشته اید در واقع پروژه هستند. در فلسفه GTD، پروژه ها مواردی هستند که برای تکمیل به بیش از دو مرحله نیاز دارند. به عنوان مثال، “رنگ آمیزی اتاق خواب” یک پروژه است زیرا شامل کارهای دیگری مانند گرفتن نمونه رنگ، انتخاب رنگ، خرید لوازم، آماده سازی دیوارها و غیره می‌شود. به این منظور، شما باید قدم به قدم پروژه را به عنوان یک کار (task) به لیست کارها اضافه کنید.

سپس هر کار را در پروژه مرتبط با آن بریزید و یا از هشتگ ها استفاده کنید. (برای مثال خرید رنگ باید در پروژه لیست خرید قرار بگیرد )

حوزه تمرکز : ممکن است برای شما بهتر باشد که پروژه های خود را بر اساس “حوزه تمرکز ” خود تنظیم کنید. در حالی که هر بار تصمیم می‌گیرید که کار بعدی ای که قرار است انجام بدهید چه باشد، این حوزه ها توجه شما را به اهداف جامع زندگی‌تان جلب می‌کنند. اگر کاری در حیطه هیچ یک از حوزه های تمرکز شما نمی گنجد، باید ارزیابی شود که آیا ارزش صرف وقتتان را دارد یا خیر. در این مورد، حتی ممکن است بخواهید پروژه های خود را فقط به دو حوزه “کاری” و “شخصی” اختصاص دهید.

برای اینکه کار خود را ساده تر کنید، ابتدا کاملا با روش GTD آشنا شوید و آن را به کار ببرید تا برای شما جا بیافتد، سپس در مرحله بعد می‌توانید برگردید و اگر نیاز بود، پروژه های خود را با دسته‌ بندی های جامع تری مرتب کنید.

اقدام بعدی : کارهای واضح و سر راستی که می‌دانید در فرصت بعدی می‌توانید انجام دهید را با هشتگ #بعدی نشانه گذاری کنید. ( ا.ج” ایمیل بزن به جواد برای بودجه جشن شرکت) منظور از اقدام بعدی، کارهاییست ‌که شما بلاخره انجام می‌دهید، اما در حال حاضر نیاز به وقت گذاشتن و تمرکزتون ندارند.

در اپلیکیشنی که استفاده می‌کنید( همونطور که گفتیم پیشنهاد ما Tick tick بود) اقدام های بعدی هر پروژه را با هشتگ #بعدی مشخص کنید.

کارهایی با تاریخ و موعد مقرر: برای کارهایی که باید در یک تاریخ و یا زمان مشخص تکمیل شوند، برنامه ریزی کنید. اما GTD هشدار می‌دهد که بیش از حد به موعد مقرر کارها اتکا نکنید. تاریخ و ساعت را فقط برای کارهایی تعیین کنید که واقعا نیاز است. برای سایر کارها، به هشتگ #بعدی و مرورهای هفتگی کارهایتان اعتماد کنید.

دستور جلسه : پروژه جدیدی به نام دستور جلسه یا همان موضوعات مورد بحث ایجاد کنید. سپس یک زیر پروژه برای هر فردی که باید با او در تماس باشید برای مثال: رئیستان ایجاد کنید. در نهایت، هنگامی که او رئیستان را ملاقات می‌کنید، لیستی از تمام مواردی که باید مطرح کنید را می‌بینید.

منابع : منابع همان موارد غیر قابل انجامی هستند که شما فقط باید آنها را ذخیره کنید. (به عنوان مثال، اسناد مالیاتی، مطالب خواندنی، کاغذ های پراکنده، اسناد Word، شماره تلفن ها و …) اگرچه این موارد خودشان ذاتا کار نیستند، اما اغلب برای انجام یک کار در آینده نیاز می‌شوند. شما می توانید با پیوست کردن آنها به کار مربوطه یا بخش نظرات پروژه، این نوع موارد را در اپلیکیشنی که استفاده می‌کنید سازماندهی کنید:

همچنین ممکن است منابعی داشته باشید که به کار مشخصی مربوط نمی‌شوند. برای مثال، یک مقاله که بوکمارک کرده اید تا در زمان مناسبی بخوانید، یک فایل با اطلاعات مهم، یک ایده کادویی برای جشن تولد بعدی همسرتان. پیشنهاد می‌کنیم که به جای نوت گوشی، همه این منابع را هم در همان اپلیکیشنی ذخیره کنید که کارهایتان را به روش gtd در آن پیش می‌برید.

برای این کار، یک پروژه به اسم منابع ایجاد کنید. برای هر نوع منبع یک زیر پروژه ایجاد کنید. برای مثال، ایده های کادویی، تولدها، اطلاعات تماس، دستور آشپزی و …

درحال انتظار : مواردی است که به شخص دیگری ارجاع داده شده است یا منتظر اقدام فرد دیگریست در این دسته بندی قرار می‌گیرند. به عنوان مثال، لازم است نوشتن یک پست وبلاگ را به پایان برسانید اما منتظر ویرایشگر خود هستید تا درباره آخرین پیش نویس خود بازخورد بگیرید. این کار را با هشتگ “درحال انتظار” مشخص کنید و در داخل پروژه های مرتبط با خودش، یا کارهای یکباره نگهداری کنید. 

زمینه ها : زمینه ها در GTD، ابزار، مکان یا افرادی را که برای انجام یک کار مشخص به آنها نیاز دارید، شناسایی می کنند. به عبارت دیگر، زمینه ها به شما این امکان را می دهند تا با توجه به شرایط فعلی خود بر آنچه می توانید انجام دهید تمرکز کنید. به عنوان مثال، اگر در دفتر کار خود هستید، نمی خواهید وقت خود را برای مرتب کردن همه اقدامات بعدی که در خانه باید انجام دهید، تلف کنید.

ساده ترین راه برای اضافه کردن زمینه استفاده از هشتگ است. اضافه کردن هشتگ های زیر ممکن است برای شما کاربردی باشد :

• اینترنتی/ کامپیوتری
• در خانه
• در اداره
• تماس ها
• هرجا

همچنین می توانید موارد دیگری را اضافه کنید که به شما کمک می کنند کارهایتان را سریع و براساس شرایط فعلی مرتب کنید. به علاوه ممکن است بخواهید هشتگ هایی را برای مدت زمان انجام یک کار اضافه کنید. به عنوان مثال، اگر فقط 15 دقیقه قبل از جلسه بعدی خود فرصت دارید، خوب می‌شود اگر بتوانید همه کارهایی را که می توانید به سرعت در آن 15 دقیقه انجام دهید با برچسب 15_دقیقه‌ای# شناسایی کنید. برای بیشتر افراد، ایجاد هشتگ “آفلاین” به جای “اینترنت” برای کارهایی که می توانند در صورت عدم اتصال به اینترنت انجام دهند، مفیدتر است.

ممکن است وسوسه شوید که برای هر چیزی هشتگ بسازید. اما بهتر است از تعداد هشتگ کمتر اما کاربردی‌تر استفاده کنید چرا که هرچه هشتگ کمتری برای انتخاب داشته باشید، به خاطر سپردن آنها راحت تر است.

اقدام کن

اینجا جایی است که زمان صرف شفاف سازی و سازماندهی وظایف شما می شود.لیست شما اکنون پر از کارهای قابل اجرا و عملی است که در دسته بندی های انتخابی شما مرتب شده اند و آماده هستند تا تیک بخورند. در این مرحله خواهید دید که چگونه همه هشتگ ها، پروژه ها و زمان بندی‌های اضافه شده در مراحل بالا به شما کمک می کنند و می‌توانید به سرعت به سوال تکراری “چه کار کنم؟ ” در سرتان پاسخ دهید.

زمانی که صرف شفاف سازی و مرتب کردن کارهای خود کرده اید به شما کمک می‌کند تا در هنگامی که موقع انجام کار رسید، انتخاب های کمتری جلوی رویتان باشد و تصمیم گیری برای انجام کار، با توجه به وظایف پیش رو راحت تر شود.

مرور کن

هر هفته، زمانی را در نظر بگیرید تا همه‌ی لیست خود را مرور و مرتب کنید. این کار به شما کمک می کند تا خود را با با تغییرات وفق دهید، توجه خود را دوباره متمرکز کنید، اقدامات بعدی را شناسایی کنید و در روند کار خود بیشتر تأمل کنید.

دیوید آلن مرور هفتگی لیست کارها را “فاکتور حیاتی موفقیت” نامیده است. زیرا به شما این اطمینان را می‌دهد که صرفا کارها را به انجام نمی‌رسانید، بلکه کارهای درست را به انجام می‌رسانید.

بهتر است برای جلوگیری از فراموشی این امر مهم، یک کار هم با عنوان مرور لیست GTD به کارهایتان اضافه کنید و برای آن تاریخ، ساعت، تکرار و مرور هفتگی تعیین کنید. برای مثال، “هر جمعه ساعت 5”

---

حتما دلیلی وجود دارد که میلیون ها نفر در سراسر جهان قسم می خورند که GTD زندگی آنها را تغییر داده است. در حالی که اجرای دقیق این شیوه ممکن است برای همه مناسب نباشد، باید حداقل یک یا دو عادت در این روش را به کار بگیرید تا به واسطه آن در هم ریختگی ذهنتان را مرتب کنید، نگرانی کمتری داشته باشید و کارهای بیشتری انجام دهید. هرکسی که علاقه مند به استرس کمتر و بهره وری بیشتر باشد، باید حداقل یک بار روش GTD را امتحان کند.

منبع : Todoist.com