با روش تایم بلاکینگ زمان خود را کنترل کنید

تایم بلاکینگ چیست ؟

تایم بلاکینگ (Time Blocking) یا بلوک بندی زمانی یک روش مدیریت زمان است که به ما کمک می کند با برش روز خود به چند تکه و اختصاص هر تکه به یک وظیفه، کارهای بیشتری را در زمان محدود انجام دهیم. برخی از موفق ترین افراد جهان، از ایلان ماسک گرفته تا بیل گیتس و کال نیوپورت (نویسنده کتاب کار عمیق ) لیست کارهای خود را با این روش مهم ترکیب کرده اند.

برای آشنایی بیشتر با این روش پیشنهاد می‌کنیم ابتدا این مقاله را بخوانید.

تایم بلاکینگ چگونه کار می کند؟

می‌دانیم که به نظر می‌رسد که این روش هم چندان به درد بخور نباشد اما…

از دو منبع گرانبهای شما یعنی همان “زمان” و “تمرکز” شما محافظت می‌کند و مانع از دست رفتن انرژی ذهنی‌تان با پریدن از کاری به کار دیگر می‌شود.

تایم بلاکینگ ارتباط تنگاتنگی با دسته بندی وظایف دارد، به این معنی که کارهای مشابه را می توان با هم گروه بندی کرد و به تکه‌های زمانی تقسیم کرد. کارها عمدتا دو نوع اند: عمیق و کم عمق. کارهای عمیق مانند کدگذاری، طراحی و تهیه یک برنامه بازاریابی، معمولاً نیاز به توجه شدید و تفکر عمیق دارند، در حالی که کارهای کم عمق، کارهای نسبتاً کم ارزشی مانند ایمیل زدن، گفتگوی تیمی و تماس تلفنی هستند.

تنظیم یک بازه زمانی برای کارهای کم عمق می تواند مانع از صرف وقت زیاد برای آن‌ها شود و همچنین فضای ذهنی را برای انجام کارهای با ارزش دیگر ذخیره می‌کند. ترکیب تایم بلاکینگ و دسته بندی وظایف همچنین از پریدن کاری به کار دیگر جلوگیری می کند. علاوه بر آنکه :

* به شما کمک می کند تا تمرکز کرده و اضطرابتان را کاهش دهید

انجام دادن یک کار واحد در زمان مشخص می تواند شما را در مقایسه با تقسیم توجه‌تان به چندین کار متمرکز تر نگه دارد. با سرمایه گذاری تمام منابع ذهنی روی یک کار واحد، مانع حواس پرتی می‌شوید و با برنامه ریزی تمام کارها درطول روز، سطح اضطراب نیز پایین است چراکه قدرت کنترل میزان کارهایتان را دارید.

* به شما کمک می کند تا زمانی را که صرف کارهایتان می‌کنید ردیابی کنید 

وقتی عادت می کنید روز خود را به واحدهای تنظیم شده و کنترل شده تقسیم کنید، الگوی بهره وری شما شکل می گیرد. کارهای روزانه / هفتگی به سرعت قابل تنظیم هستند و برای بعضی کارهای دیگر، شما با دانستن میانگین زمان صرف شده برای انجام کار برنامه ریزی خوبی در مورد تخصیص زمان داشته باشید. بنابراین، تایم بلاکینگ به شما این امکان را می دهد که زمان صرف شده خود را ردیابی کنید و برای کارایی بالاتر در آن تأمل بیشتری کنید.

آیا تایم بلاکینگ برای همه موثر است؟

خب، واقعیت این است که هرگز یک راه حل همه جانبه وجود ندارد. به عنوان مثال تایم بلاکینگ ممکن است برای متخصصان پشتیبانی مشتری، که اساساً کار آنها براساس موقعیت های پیش آمده است، مناسب نباشد.

با این حال، تایم بلاکینگ تأثیر فوری بر روی کسانی که هدف کوتاه مدت دارند، می‌گذارد. تفاوتی ندارد که آیا یک امتحان مهم داشته باشید یا یک درخواست نامه شغلی، این مسائل نیاز به استفاده آگاهانه از زمانتان در یک بازه زمانی کوتاه، برای دریافت بهترین نتیجه دارند. در مثالی دیگر، اگر شما یک فارغ التحصیل تازه وارد هستید که به تازگی به یک شرکت جدید پیوسته اید، پس شاید آگاهی و مهارت های مدیریت زمان همان چیزی باشد که برای جلوگیری از گرفتار شدن در “مشغله کاری” نیاز دارید. تایم بلاکینگ همچنین برای کسی مفید است که می تواند از یک زندگی روزمره‌ی با برنامه ریزی احساس موفقیت و ثبات کنند و می خواهد به طور مستمر به عملکرد خود نگاهی بیندازند.

استفاده های نادرست از تایم بلاکینگ

مانند آنچه گفته شد، حتی اگر تایم بلاکینگ به نظر یک مفهوم ساده برسد، هنوز هم می توان از آن استفاده نادرست کرد و به افراط و تفریط کشاند. این سو استفاده ها عمدتا این پنج مورد هستند :

* نباید برای هر دقیقه از روز، یک وظیفه تعیین کنید و 24 ساعتتان را درگیر کنید.
* نباید نسبت به برنامه سخت‌گیر باشید و هیچ گونه تغییر و انعطاف پذیری مجاز نباشد.
* نباید زمان تخمینی انجام یک کار را بسیار خوش بینانه در نظر بگیرید.
* نباید فعالیت‌های ریلکس کننده را در بین کارهایتان فراموش کنید
* نباید تکه های زمانی متوالی را فقط با کارهای عمیق و یا کم عمق بچینید.

راهنمای گام به گام استفاده از تایم بلاکینگ در تیک تیک 

* ایجاد لیست کارها

ایجاد لیست های مختلف برای پروژه ها یا قسمت های مختلف کار و نوشتن آنچه که باید انجام دهید همه برای شروع است. تنظیم Tag(برچسب) یا Priority (اولویت بندی) را برای مرتب سازی سریع و گروه بندی وظایف فراموش نکنید.

نکته: اطمینان حاصل کنید که لیست ها و برچسب های مختلف را با کدگذاری رنگ از یکدیگر تفکیک می‌کنید، زیرا وظایف بر اساس سه گزینه: رنگ برچسب، لیست یا اولویت، در تقویم به صورت بلوک های رنگی نشان داده می شوند.

* ترتیب وظایف در تقویم 

پس از رفتن به Calendar (تقویم) در تیک تیک، ​​می توانید نمایش را به Today (کارهای امروز) تغییر دهید (همچنین برای فردا / سه روز / هفته / ماه) روی «ترتیب کارها» ضربه بزنید. همه کارهایی که قبلاً ایجاد کرده اید می توانند توسط لیست ها، برچسب ها یا اولویت ها فیلتر شوند. در اینجا می توانید هر کار را به سادگی از طریق کشیدن و رها کردن به بلوک های زمانی اضافه کنید.

پس از این مرحله، شما می توانید یک برنامه زمانبندی شده با جدول زمانی کامل را ببینید که وظایف امروز را نشان‌تان می‌دهد.

نکته:  اگر از برنامه تقویم دیگری، مانند تقویم گوشی‌تان یا تقویم گوگل استفاده می کنید، می توانید داده های خود را در تقویم تیک تیک نیز وارد کنید.

* شروع تمرکز با تایمر/ کرنومتر پومودورو

اکنون زمان شروع کار فرا رسیده است! با انتخاب یکی از وظایف و شروع تمرکز با تایمر پومودورو تیک تیک، به تقویت تمرکز و حفظ تعادل بین استراحت و کار خود کمک کنید. اما اگر کار جدیدی را شروع می‌کنید که نمی‌دانید چقدر طول خواهد کشید، می‌توانید  از کرونومتر تیک تیک به جای پومودورو استفاده کنید. بنابراین، دفعه دیگر هنگام برنامه ریزی، می توانید ارزیابی مناسبی از زمان تعیین شده برای این کار داشته باشید.

* نکته 1: ذخیره وظایف به عنوان الگو

یک روش آسان تر و سریعتر برای تنظیم یک کار تکراری، ایجاد الگو است. به جای تکرار روند ایجاد یک کار یکسان در هر بار، می توان یک کار روزانه مانند جلسه تیمی را به عنوان الگو ذخیره کرد. به این صورت می‌توان کار پرتکرارتان را در عرض چند ثانیه به لیست “امروز” اضافه کنید.

* نکته 2: آیا “روز خود را برنامه ریزی کنید” را امتحان کرده اید؟

یکی دیگر از ویژگی های مفید “برنامه ریزی روز خود” است. در گوشه سمت راست بالای لیست “امروز” خود ، می توانید یک گزینه به شکل دو دایره را پیدا کنید، و از آنجا همه کارهای امروز و کارهای عقب افتاده‌تان را می توان فقط در چند قدم، مدیریت کرد.

ترجمه شده از : تیک تیک