40 ساعت کاری بلوک بندی شده در هفته، به طور تخمینی همان بازدهی را دارد که 60 ساعت کاری بدون هیچ ساختاری در هفته انجام می‌دهد.

-کال نیوپورت، نویسنده کتاب کار عمیق

اگر قرار باشد فقط یک چیز درباره محیط کار مدرن گفته شود، این است که : اگر شما برنامه‌تان را کنترل نکنید، برنامه شما را کنترل می‌کند.

بلوک بندی زمانی چیست؟

Time Blocking یا بلوک بندی زمانی روشی برای مدیریت زمان است که از شما می خواهد روز خود را به بخش­ ها یا همان بلوک‌های زمانی کوچک (مثلا دو ساعت دو ساعت) تقسیم کنید و هر بلوک را برای انجام یک کار خاص اختصاص دهید. بلوک بندی زمانی روشی بسیار مفید برای انجام کار عمیق است و کلید آن، اولویت بندی وظایف از قبل است. با این تکنیک، شما پروژه‌های کاری خاص را در زمان‌های خاصی از روز، بسته به نوع کار یا سطوح انرژی، قرار می‌دهید.

کلید، اولویت بندی وظایف است

یک بررسی هفتگی داشته باشید و ببینید که برای هفته آینده چه کارهایی قرار است انجام شود. سپس کارهای خود را برای تک تک روزهای هفته آینده بنویسید.در انتهای هر روز کاری، بر کارهایی که انجام نشده اند و همینطور، کارهایی که اضافه شده اند مروری داشته باشید و باقی هفته خود را بر طبق آن تنظیم کنید.

در روزهایی که از پیش بلوک بندی زمانی شده اند، نیازی ندارید که به صورت مداوم درباره اینکه الان چه کاری را باید انجام دهید تصمیم بگیرید. تمام کاری که نیاز است انجام دهید این است که برنامه بلوک بندی شده خود را دنبال کنید. به این صورت، اگر حواستان پرت شد یا از کار جدا افتادید، به سادگی می‌توانید به برنامه خود نگاهی بیندازید و به کاری که زمان را برای آن بلاک کرده بودید برسید.

حتما در مورد ایلان ماسک، بیل گیتس و کال نیوپرت شنیده اید. همه آنها تایم بلاکر (استفاده کننده از بلوک های زمانی) هستند و با این روش بیشترین میزان بهره وری را از روز خود دارند.

چرا بلوک بندی کنیم؟

برای شما ددلاین یا ضرب الاجل ایجاد میکند.

وظایف تمایل دارند به همان اندازه که ما به آنها اجازه میدهیم زمان مصرف کنند.

قانون پارکینسون می‌گوید معمولا ما وقتی زمان یک کار را محدود می‌کنیم موثر تر عمل خواهیم کرد. بلوک بندی زمانی منجر به بهره‌وری مناسب از زمان می‌شود و به درک بهتر اینکه انجام هرکاری نیازمند چه مدت زمانی است کمک می‌کند.

مانع به تعویق انداختن کارها

شروع کردن یک کار، سخت ترین مرحله آن است؛ مخصوصا اگر یک لیست بلند بالا جلوی شما باشد.

با بلوک بندی زمانی دیگر نگران این که از کدام کار شروع کنید نیستید، چرا که ساعت و کار شما مشخص است.

تمرکز روی وظایف سخت

وقتی نوبت به انجام کار های سخت و پیچیده میرسد، دوری از چندکاری (مالتی تسکینگ) برای تمرکز بیشتر حرف اول را می‌زند؛ که با بلوک بندی زمانی این مشکل هم رفع می‌شود و می‌توانید به خوبی روی وظایف سخت تمرکز کنید.

احساس مسئولیت

وقتی مشخص می‌کنید که در این بازه زمانی باید چه کاری را انجام بدهید، احساس مسئولیت انجام وظایف در شما ایجاد می‌شود و بعد از آن نیز، احساس رضایت از اینکه بیشترین استفاده را از روز خود داشته اید، منجر به مسئولیت پذیری بیشتر و استفاده مداوم از این روش می‌شود.

اما هیچ روشی کامل نیست و هرکدام معایب خود را دارند؛ بستگی دارد که شما با استفاده از کدام روش مدیریت زمان و برنامه ریزی راحت تر هستید و کارآمد ترعمل می‌کنید.

بلوک بندی و خطرات آن:

1.محدود شدن

محدود کردن خود در زمان، یعنی اینکه فرد تصور می‌کند باید تمام 2 ساعت را کار کند در صورتی که هدف از بلوک بندی زمانی تقسیم کارها و انجام دادن کامل یک بخش است و نه پرکردن زمان.

2. احساس عقب افتادگی

ممکن است برخی از افراد در این روش در صورتی که یکی از بلوک‌های زمانی را انجام ندهند، احساس عقب افتادگی ‌کنند و در نتیجه باقی بلوک‌های زمانی خود را نیز رها ‌کنند تا به بخش عقب افتاده برسند.

نتیجه :

برنامه ریزی برای روزها و هفته های آینده ممکن است اتلاف وقت به نظر بیاید و با خود بگویید که به جای نشستن و برنامه ریزی کردن می‌توانستم واقعا کاری را به انجام برسانم. در صورتی که وقتی شما تقویم خود را کنترل نمی‌کنید، پرت شدن حواستان خیلی ساده است. اما وقتی که از پیش، برای روزها و هفته های آینده تصمیم گرفته اید، زمان و انرژی ذهنی زیادی برای انجام کار ذخیره کرده اید.

به مدت یک هفته بلوک بندی زمانی را امتحان کنید و ببینید که به دست گرفتن کنترل زمان و توجه‌تان چه حسی دارد.

تجربه‌‌ی خودتان در استفاده از این روش را نیز، با ما در نظرات میان بگذارید.